Flere systemer betyder flere steder, noget kan gå galt

Efterhånden som virksomheder tager flere digitale værktøjer i brug, stiger risikoen for, at data og information ikke stemmer overens på tværs af systemerne. Et system, der ikke taler ordentligt sammen med de øvrige, kan skabe forvirring og ekstra manuelt arbejde, som ellers kunne være undgået fra starten.

1. Kortlæg, hvordan data faktisk bevæger sig

Før man forsøger at løse problemet med manglende integration, er det værd at kortlægge, hvordan information rent faktisk flyder mellem virksomhedens forskellige systemer i dag. Den øvelse afslører ofte overraskende mange steder, hvor data bliver indtastet manuelt flere gange, med risiko for fejl til følge undervejs.

2. Prioriter integration mellem de vigtigste systemer først

Det er sjældent nødvendigt eller realistisk at integrere alle systemer på én gang. Ved at starte med de systemer, der bruges mest i det daglige arbejde, opnår virksomheden den største effekt for den mindste indsats, og kan bygge videre derfra i takt med, at behovene bliver tydeligere.

3. Kundedialogen bør også være en del af helheden

Når en kunde henvender sig, er det vigtigt, at medarbejderen har adgang til den relevante information med det samme, i stedet for at skulle lede på tværs af flere systemer. Ved at koble chatfunktionen på hjemmesiden sammen med de øvrige systemer, kan medarbejdere svare hurtigere og mere præcist på kundernes spørgsmål.

4. Undgå at bygge unødigt komplekse løsninger

Der er en tendens til at gøre integrationer mere komplicerede end nødvendigt, i et forsøg på at fremtidssikre alt på én gang. Ofte er en simpel løsning, der løser det aktuelle behov godt, bedre end en kompliceret opsætning, der er svær at vedligeholde og forstå for nye medarbejdere.

5. Hold systemlandskabet ryddeligt over tid

I takt med at virksomheden vokser og tager nye værktøjer i brug, er det let, at systemlandskabet gradvist bliver rodet og uoverskueligt. Det kan betale sig jævnligt at gennemgå, hvilke systemer der stadig giver værdi, og hvilke der kan lukkes ned. Der findes gode eksempler på, hvordan virksomheder samler kundedialogen ét sted som en del af et enklere og mere overskueligt systemlandskab.

6. Dokumentér, hvordan systemerne hænger sammen

Uden dokumentation af, hvordan systemerne er koblet sammen, bliver virksomheden sårbar, hver gang en nøgleperson holder ferie, skifter job eller er syg. Klar dokumentation gør det muligt for nye medarbejdere eller eksterne konsulenter hurtigt at forstå opsætningen, i stedet for at skulle detektivarbejde sig frem til, hvordan tingene hænger sammen.

7. Vælg leverandører, der understøtter integration

Når nye systemer skal vælges, er det værd at lægge vægt på, hvor let de kan integreres med det, virksomheden allerede bruger. Leverandører, der tilbyder åbne løsninger og god dokumentation af deres integrationer, gør det markant lettere at holde systemlandskabet sammenhængende, sammenlignet med lukkede systemer, der er svære at forbinde med andet.

8. Uddan medarbejderne i det, de faktisk bruger

Selv de bedst integrerede systemer skaber ikke værdi, hvis medarbejderne ikke ved, hvordan de bruges korrekt. Løbende oplæring, særligt når nye systemer indføres, sikrer, at investeringen i bedre integration rent faktisk omsættes til en lettere hverdag for dem, der arbejder med systemerne dagligt.